국가연구개발사업 연구비 성격
1) 과세 용역으로 취급 : 정부 사업을 대행하는 것으로 일반 용역과 똑같이 세금계산서를 발행하지만 회계정산을 하는 방법입니다.
2) 면세 용역으로 취급 : 학술연구용역사업의 경우 부가가치세 면세대상에 해당하므로 면세 용역으로 계산서를 발행하고 회계정산을 받습니다.
3) 비과세 : 사업비 해당 액을 현금으로 받고 사용 한 뒤 회계정산을 받습니다. 정부 보조금과 비슷합니다.
=> 결론 : 국가연구개발사업, 정부 사업, 정부과제 등 여러 이름으로 불리는 사업의 세무상, 회계상 성격에 대해서 정확한 지침이 없습니다. 국세청에 질의를 해도 결론은 같습니다. 위의 3가지로 나눠지지만 명확한 기준이 있는 것이 아니고 회계사님께 문의하면 대부분 과세 용역으로 결론 납니다.
=> 최종 결론 : 결정은 전문기관의 몫입니다. 사업을 수행하는 기관은 그 결정에 따라야 하므로 선택권이 없습니다.
* 시스템(이지바로, RCMS, e-나라도움)을 사용하는 경우 : 3번 비과세로 취급합니다. 시스템상 가상계좌에 입금이 된 현금을 사용하고 회계정산을 받습니다.
* 이지바로의 경우 건별 기관(영리), 일괄 기관(비영리, 공공기관 등)으로 나눠져 있는데 건별은 가상계좌에 입금된 금액을 건건이 타서 쓰는 방법을 말하고, 일괄은 가상계좌에 입금된 금액 전부를 기관의 통장으로 받아서 사용하는 방식입니다.
* 1개의 국가사업은 1개의 회사로 생각하고 기존 회사 통장, 비용, 회계처리 방식 등과 별도로 운영하는 것이 관리에 좋습니다.
회계 정산 전까지 사업비(연구비) 내부 정산의 방법
1) 시스템 정산 : 이지바로(GAIA), RCMS, e-나라도움 등의 사이트(이하 ‘시스템’이라 함)를 사용하는 경우입니다.
- 장점 : 사업비를 사용할 때마다 시스템에 등록하므로, 현황 파악이 쉽고 회계정산 시 제출해야 하는 사업비 사용 보고서, 사업비 사용 명세서 등 서류 작업을 하지 않아도 자동으로 생성되기 때문에 편합니다.
- 단점 : 사업비 사용시마다 시스템에 해당 내역을 등록해야 하는 번거로움이 있고, 회계정산 전까지 내용 수정이 가능하지만 금액 수정의 경우 받았던 금액을 반납 후 다시 사용해야 해 처음부터 잘 등록해야 합니다.(이지바로 일괄 기관의 경우 제외)
2) 자체 정산 : 시스템을 사용하지 않고 내부 회계처리만 하면서 증빙관리를 하다가 회계정산 시 제출할 서류를 작성해야 하는 경우입니다.
- 장점 : 평소 통장 내역 관리 및 회계처리만 잘하면 되므로 관리가 자유롭게 ‘느껴’집니다. 회계정산 안내가 오기 전까지 몰아서 해도 됩니다. 수정사항이 생기면 내용이나 금액 모두 회계정산 전까지 쉽게 수정 가능합니다.
- 단점 : 사업비 통장 내역과 내부 회계처리, 회계정산 제출 서류의 금액을 맞추고 증빙을 회계정산 담당자가 보기 쉽게 정리하는 시간이 오래 걸립니다. 제출 서류 중 사용 명세서는 사용 건별로 등록해야 하므로 작성에 오랜 시간이 걸립니다.
=> 결론 : 평소에 편안하냐 회계 정산 시 편안하냐의 차이입니다.
사업비 통장 및 연구비 카드 준비
- 사업 수행기관으로 선정되면 전문기관에서 공문이 옵니다.
-> ‘새로운 통장을 만드세요.’ 또는 ‘잔액이 0원인 통장을 준비하세요.’
-> 사업비 전용으로 사용할 카드를 준비하세요. - 시스템을 사용하더라도 통장은 평소에 사용하지 않는 ‘잔고 0원 통장’이거나 ‘신규 생성 통장’이어야 합니다.
- 비활성, 휴면 통장은 사용하면 안 됩니다.
- 사업비 카드도 기존 법인카드와 별도로 준비해야 하고 시스템을 사용하면 시스템 상 ‘연구비 카드’를 신청, 발급받아 사용해야 합니다. ‘연구비 카드’는 사업비 통장에서 돈이 나가도록 연결되어 있어야 합니다.
* 회계정산 시 통장거래내역을 요구하므로 반드시 별도의 통장을 준비하셔야 합니다.
(이지바로 건별, e-나라도움, RCMS의 경우 생략 가능)-정산 회계법인 재량
사업비(연구비) 통장 및 카드의 관리
- 사업비를 입금받은 통장을 해당 사업을 위해서만 사용합니다.
=> 용역비, 개인경비 등 주고받으면 안 됩니다. 공문서로 제출할 내용이다. 하나의 새로운 회사다 생각하고 별도 사용합니다. - 연구비 카드는 참여 연구원이 해당 사업을 위해서 사용합니다. (원칙)
(증빙만 해당 참여연구원이 해당 사업을 위해 사용했다고 증빙만 준비할 수 있으면 됩니다.) - 연구비 카드는 주말에 사용하지 않습니다.
- 연구비 카드는 주류를 구입할 수 없습니다. 유흥 업종에서 사용도 불가합니다.(사용 시 반납 필수)
연구비 이자 관리
1) 연구기간 중 발생한 이자
- 입금된 사업비(연구비)로 인하여 통장에 또는 시스템상 발생한 이자는 연구비에 산입 하여 사용할 수 있습니다.
- 사업비 사용 보고서 상 이자를 연구비 어느 항목(인건비, 연구활동비 등)에 얼마큼 산입 하여 사용했는지 적으면 됩니다.
- 시스템에서도 이자 관리 탭에서 동일하게 사용 가능합니다.
2) 연구기간 후 발생한 이자
- 사업 종료(연구기간) 후 회계 정산 완료 전까지 발생한 이자는 반드시 국고 반납합니다.
- e-나라도움 : 모든 이자를 국고 반납합니다. 통장에서 발생한 것, 시스템상 발생한 것 불문
