GAIA 통합이지바로(https://www.gaia.go.kr/) 로그인
* 과제 수행중 -> 과제 현황에 등록하려는 과제명 클릭
통합이지바로 자부담 처리(필수X)
* 이 과정은 반드시 거쳐야 하는 과정이 아닙니다. 시스템 특성상 건별로 등록하면 일이 너무 많기 때문에 등록대상 을 줄이는 과정이므로 등록 후 반납하는 방법도 있습니다. – 반납 방법은 아래에서 설명하겠습니다.
통합이지바로(https://www.gaia.go.kr/) -> 집행 -> 카드내역조회 -> 카드매입내역조회
- 카드종류 : 연구비 카드를 신청할 때 선택했던 카드 종류를 선택합니다. 잘 모르겠으면 여러 가지 선택해봅니다.
- 과제검색 : 돋보기 모양을 눌러 조회 -> 확인할 과제명 옆에 선택 클릭
- 조회기간 : 확인 및 자부담 처리할 내역이 있는 년월을 선택하고 조회 클릭
2) 승인번호로 정렬하여 매입 취소된 건을 찾습니다. 원래 결제금액과 매입취소된 금액이 같으면 체크를 눌러주세요.
주의) 금액이 다르면 이 과정을 진행하면 안 됩니다.
이 과정은 사용 등록하는 건 수를 줄이는데 목적을 두고 있으므로, 이 과정을 거치치 않고 다 등록해도 됩니다.
3) 환불 수수료에 해당하는 사용 내역을 찾아 클릭
자부담처리 버튼을 눌러줍니다.
* 환불수수료는 천재지변 등의 사유가 아닌 이상 불인정 대상이므로 항상 자부담합니다.
연구비 카드 결의 등록
1) 집행 -> 등록/수정 -> 연구비카드 결의 등록
* 해당 순서는 이지 바로에서 연구비카드를 발급받아 사용하는 경우입니다.
* 이지바로에서 연구비카드를 발급받지 않고 법인카드를 사용하는 경우 매뉴얼엔 없지만 불인정받을 수 있으니 항상 연구비 카드를 발급받아 사용하도록 합니다.
2) 카드번호를 선택하고 등록할 내용이 있는 월을 지정한 뒤 조회 클릭
3) 항목이 뜨면 오른쪽 끝 결의 추가를 눌러줍니다.
- 세목과 사용용도를 선택해줍니다.
ex) 연구활동비->국내외출장비 등 - 항목에 맞게 등록해야 하는 항목이 뜨는데 빨간 세모가 있는 부분은 반드시 다 등록해줍니다.
- 회의비 사용시 참여인원 이름을 모두 적어줍니다
(내부인력 : 참석자선택 / 외부인력 : 행추가 후 수기입력) - 주유비는 부가가치세를 0으로 하고 전액을 공급가액으로 수정합니다.(내부규정이 실비의 경우) 연비 기준은 금액을 계산하여 넣어줍니다.
- 인쇄비, 수수료 등 넣어야할 항목이 없거나 명확하지 않은 경우 그밖의비용 항목으로 선택해주시면 됩니다.
- 본 등록 화면에서 부가가치세를 0으로 변경하고 공급가액만 등록해도 되고, 공급가액과 부가세액 등록 후 부가가치세를 반납하는 방법을 사용해도 됩니다. (공급가액만 등록 시 매입내역이 남아 있지만 결제일이 지나면 매입내역이 자동으로 사라집니다.)
- 판매자가 일반과세자고 영수증에 공급가액과 부가세가 나눠져 있는데 시스템상에 금액이 나눠져있지 않으면 영수증과 동일하게 등록 시 시스템에서 직접 금액을 수정해주셔야 합니다.
- 기타 증빙 첨부를 누르면 증빙을 추가할 수 있습니다. 이 과정에서 증빙을 등록해도 되고, 추후 다른 화면에서 등록해도 됩니다.
카드 대금 이체
1) 집행 -> 연구비이체 -> 카드결제대금 이체
- 카드 대금을 받을 카드번호 및 사용 월(거래일자)을 선택합니다.
- 전체 선택한 후 등록한 노란색 표시부분의 공급가액과 부가세가 맞는지 확인 후 카드대금 및 수수료 이체를 누르면 사업비 통장으로 카드 대금이 입금됩니다. 과제별 보유한 카드만큼 이체를 수행합니다.
- 카드비를 입금받을 월에 미결의 카드내역이 남아 있는 상태에서 카드 결제일이 지나면 카드 사용이 정지되니 결제일까지 결의 등록을 완료하여야 합니다.
이지바로 부가세 환입
1) 집행 -> 취소 / 환입 -> 부가세 환입
- 카드대금을 받고 나면 아래 화면에 부가세가 등록된 내역이 나옵니다.
- 환입할 부가세가 있는 항목을 모두 선택하고 부가세 환입금액이 맞는지 다시 확인합니다.
- 오른쪽 아래 부가세 환입을 클릭하면 팝업이 뜹니다.
- 팝업에서 가상계좌번호와 금액을 다시 확인하고 가상계좌에 부가세를 입금합니다.
- 가상계좌번호를 잊어버린 경우 집행 -> 계좌내역조회 -> 가상계좌 발급조회에서 다시 확인 가능합니다.
- 부가세 입금 후 가상계좌 발급조회에서 입금일자가 떴는지 확인하면 부가세 반환이 완료되었습니다.
- 부가세를 반환하면 입금한 날의 다음 날 9시에 반환처리가 완료되므로 익일 9시 이후에 사업비 금액이 회복된 것을 확인 할 수 있습니다.
- 부가세 환입이 안되는 경우 협약 -> 연구계획변경-> 협약변경에서 과세여부를 과세로 변경하고 저장하면 환입이 됩니다.
사업비 불인정 분 반환
1) 집행 -> 취소 / 환입 -> 이체취소
- 티켓 반환 수수료나 사업비에 넣을 수 없는(불인정 분) 항목이 있는 경우 수행합니다.
- 사용 내역 이체 후 이체취소 메뉴에 들어가 이체 취소할 항목을 결의한 날짜를 선택하고 조회 클릭
- 이체 취소할 결의를 선택하고 이체 취소 클릭하면 팝업이 뜹니다.
- 팝업에서 가상계좌번호와 금액을 다시 확인하고 가상계좌에 불인정분 금액을 입금합니다.
- 가상계좌번호를 잊어버린 경우 집행 -> 계좌내역조회 -> 가상계좌 발급조회에서 다시 확인 가능합니다.
- 입금 후 가상계좌 발급조회에서 입금일자가 떴는지 확인합니다.
- 불인정 분을 반환하면 입금한 날의 다음 날 9시에 반환처리가 완료되므로 익일 9시 이후에 사업비 금액이 회복된 것을 확인 할 수 있습니다.
회의비 불인정 등 연구활동비 사용 시 주의사항은 아래 글을 참조하면 좋습니다.
