GAIA Ezbaro 통합이지바로 사용실적보고서 제출-위탁 회계 정산

통합이지바로 연구비 정산 서류 제출 시기

• 사업 종료 후 3개월 이내
• 주관기관에게 회계법인에서 메일이 오는데 메일에 지정된 기간까지 위탁 정산 수수료를 입금하고 서류를 제출하면 됩니다. (위탁정산 수수료도 사업비를 사용합니다. 공급가액 안에서 남은 잔액을 다 사용하고 부족한 부분은 자부담합니다.) 
• 안내 메일은 주관기관에만 발송되므로 참여기관이나 위탁기관에는 주관이 받은 내용을 전달해야 합니다.

연구비 정산 서류 제출 순서

1) 이자 등록

통합이지바로(https://www.gaia.go.kr/) -> 정산 -> 정산준비 -> 이자 관리

• 사업기간 중에도 이자는 꾸준히 반영하여 사업비로 사용하였을 것입니다.
• 사업기간 후 발생한 이자가 있는지 확인하고 등록해줘야 합니다. 위탁 정산 기간 중 발생한 이자도 반드시 반영해야 합니다. 
• 최종 제출을 한 후 이자가 발생하면 회계법인에서 반려를 해주고 정산 마감을 푼 다음 이자를 반영해야하니 미리미리 확인하는 것이 좋습니다.
• 일괄 기관 중 이자내역 확인이 불가해서 이자를 등록하지 못 하는 경우
  전문기관이 이자내역을 제출하지 않아도 되도록 이지바로에서 풀어줘야 최종제출이 가능합니다.(콜센터 문의 요청)

2) 정산 기준 등록

정산 -> 기준관리 -> 연구비규정관리 -> 조회 -> 등록

자체 규정이 있다면 해당 기준을 등록합니다.

• 등록하지 않으면 공무원 규정을 기본으로 정산하게 됩니다.
• 이 과정은 모든 사업의 공통과정이므로 최초 1번만 등록하면 되고 변경 사항이 있을 때 수정해주면 됩니다.

3) 정산 서류 등록

(1) 개별 사용 사업비 증빙 등록

집행 -> 집행조회 -> 사용내역 조회

• 사업기간 동안 사용한 내역을 조회하고 미등록된 증빙, 부족한 증빙 등을 등록해줍니다.
• 이 부분은 추후 보완 요청에 따라 보완할 때, 빠진 것을 늦게 발견하여 추가하는 것도 동일한 방법으로 합니다.

(2) 정산 서류 등록

• 정산 -> 사용실적보고 -> 사용실적보고서작성 및 제출
• 참여기관이 있는 주관기관이 정산하는 경우 이 과정을 2번 진행해야 합니다.
  (개별기업으로 1번, 참여기관들이 보고서 제출 완료 후 1번)

• 사용 실적 내역을 확인하시고 실제 사용 내역과 차이가 있는지 확인합니다.
• 잔액이 있는 경우 이월 반납 여부에서 반납을 선택합니다.
• 이월은 승인받은 기관만 선택합니다.

• 이자 및 수익금 내역을 확인하고 잘 반영되어 있는지 확인합니다.
• 서류 첨부가 완료되었으면 저장 후 제출 클릭 (반려는 상위 관리자 아이디로 해야 합니다.)
• 보완도 가능하니 반려가 안된다고 걱정하지 맙시다.

정산 제출서류 첨부에 첨부할 내용

• 4대 보험 가입자 명부(중도 퇴사한 연구원이 있는 경우에는 건강보험 가입자 명부 상실자 포함)
• 사업비 변경이 있었던 경우 관련 서류(인력변경 및 사업비 변경 신청서)- 여러번 변경했으면 전부
• 수정사업계획서 최종본
• 사용실적 보고서 출력 날인본
• 자체 회계감사 의견서 출력 날인본(회계감사부서장 승인 후 회계감사부서장 이름이 자동으로 뜸, 손으로 적어도 됨)
• 현물이 있는 경우 현물출자 확인서
• 기타 증빙 업로드 시 빠진 서류

4) 정산 서류 제출

• 사용실적보고서 제출이 완료되었으면 대표기관 아이디로 로그인합니다.
• 사용실적보고서 제출이 제대로 되지 않으면 기관 관리자나 연구책임자, 대표기관 아이디로 진행해도 무방합니다.
• 대표기관에게 회계감사부서장 권한을 함께 부여하지 않은 경우 권한 부여부터 진행합니다.
• 회계감사부서장이 따로 있는 경우에는 그 아이디로 먼저 로그인하고 대표기관 아이디로 로그인합니다.

회계감사부서장이  정산 -> 사용실적 보고 -> 집행내역 및 증빙 검토

• 빠진 것 없이 내용을 로딩해서 검토 완료 클릭(여기서 검토 완료의 수와 전체의 수가 같아야 회계감사의견 보고서 제출이 가능합니다. 사업기간 후 결의한 것이 있으니 기간 조절을 반드시 해야합니다.)

정산 -> 사용실적보고 -> 회계감사의견작성 및 제출 

• 내용이 다 맞는지 확인 후 회계감사부서장 승인 클릭하고 대표기관 겸 회계감사부서장이 최종제출 -> 법인인증서 인증
• 이 과정까지 끝나야 최종 정산 보고서 제출이 완료됩니다.
• 참여기관이 있는 경우 참여기관이 최종제출 클릭까지 완료하고 통합과제 부분에서 지금까지의 스텝을 다시 진행해야 합니다.

참고) 회계감사부서장 권한 부여 방법

통합이지바로 정산 서류 보완 및 추가 제출

• 이미 최종 제출을 하여 회계법인이 정산 중인데 보완이 떴거나 실적보고서에 제출을 클릭하였는데 반려가 안되어서 서류 제출이 어려운 경우

통합이지바로(https://www.gaia.go.kr/) -> 정산 -> 연구비 정산 -> 집행내역 및 증빙 보완

• 정산 증빙 파일 : 사용실적보고서 제출 시 빠트린 서류를 첨부할 수 있습니다.
• 증빙 : 각각의 결의 증빙 파일을 수정 보완할 수 있습니다.
  (집행 -> 집행조회 -> 사용내역 조회에서 수정해도 동일)