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근로자에게 받아야 하는 서류
근로계약서
- 근로계약서는 근로 시작 전에 작성하여, 계약서 1부(사본 가능)를 근로자에게 교부까지 하여야만 합니다.
개인정보동의서
- 회사는 근로자를 채용할 경우 4대보험 적용을 위하여 근로자의 주민등록번호와 같은 고유식별정보를 수집하게 됩니다.
- 또한 세무법인을 통한 각종 신고업무를 진행하고 있거나 노무법인을 통해 급여나 4대보험 업무를 진행하고 있다면 근로자의 주민등록번호를 외부에 제공하게 됩니다.
- 따라서 회사는 반드시 근로자로부터 개인정보를 수집하고, 이용하고, 제공한다는 내용을 담은 동의를 받아야 하고, 이러한 동의없이 일방적으로 활용할 경우 개인정보보호법 위반의 소지가 있을 수 있음을 명심하여야 합니다.
비밀유지서약서
- 비밀유지서약서를 받는 가장 큰 이유는 「부정경쟁방지 및 영업비밀보호에 관한 법률」에 따른 회사의 영업비밀을 보호하기 위함입니다.
- 비밀유지서약서는 영업비밀 침해 시 손해를 배상하기 위한 목적 뿐 아니라 근로자로 하여금 영업비밀에 대한 중요성을 인지하도록 하는 목적도 있기 때문에 비밀유지서약서를 통하여 회사의 영업비밀을 적극 보호해보는 것이 좋습니다.
그 외 입사자 서류(필수는 아니나 받으면 좋은 서류)
- 근로자대표 선임동의서
- 사전연장근로 동의서(대부분 근로계약서에 포함)
- 이력서
- 학위증명서
- 경력증명서
- 각종 자격증서
- 주민등록등본
- (이전 직장)근로소득원천징수영수증
퇴사자에게 받아야 하는 서류
퇴직원(사직서)
- 4대보험 상실 신고 및 이직확인서 등에 퇴직 사유를 입력하게 되어있습니다.
- 부정 신고 문제 등이 발생할 때 방어하기 위해 퇴직 사유가 작성된 퇴직원을 받아두어야 합니다.
IRP 계좌사본
- 퇴직금을 급여통장으로 받으면 괜찮지만 퇴직연금으로 지급하는 경우 퇴사자 개인 IRP계좌 사본을 받아두는 것이 좋습니다.
금품청산 기간 연장 동의서
- 퇴직금의 법정 지급 기한은 퇴직일로부터 14일 이내입니다.
- 하지만 회사의 편의에 따라 회사가 본래 지급하는 퇴직연금 불입일, 임금 지급일에 지급할 수 있습니다.
- 회사가 원하는 날에 지급하지 위해서는 퇴사자에게 기간 연장 동의서를 받아야 합니다.
인사 서류 보존기간
- 아래 서류 항목 별 보존기간 시작일로부터 3년이 되는 날 까지 보관해야 합니다.
- 내일채움공제 관련 서류도 근로자 만기 수령일 또는 퇴사일로 부터 3년간 보관
Q&A
퇴사자가 입사 시 제출한 서류를 돌려 달라고 한다면?
- 퇴사자 서류도 근로자가 회사에서 일했다는 내용을 증명해야 하기 때문에 보존 기간이 있습니다.
- 돌려주지 말고 반드시 보존 기간 동안 보관해야 합니다.
채용 과정에서 받은 서류는 돌려줘야 할까?
- 채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령에 따라 서류 전형 또는 면접 전형 시 제출했던 성적증명서, 졸업증명서, 경력 증명을 위한 포트폴리오 등을 입사지원자가 반환청구하는 경우 14일 이내에 반환해야 합니다.
- 지원자의 반환청구 기간은 구직자의 채용여부가 확정된 날로부터 180일이 이내입니다.
- 해당 법령의 취지는 구직자(입사지원자)의 입사지원 시 각종 서류 제출에 따른 경제적 부담이나 고충을 덜기 위함입니다.
